Проф-Консалтинг, электронный документооборот directum и docsvision, МЦФЭР

Приложение «Делопроизводство»

Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации процессов делопроизводства организации — регистрации, организации исполнения и архивного хранения официальных документов в соответствии с российским законодательством и лучшими практиками.

В Приложении «Делопроизводство» поддерживаются следующие сценарии использования:

  • Регистрация документов — регистрацию выполняют специально назначенные Делопроизводители. Предусмотрена возможность использования временных и постоянных регистрационных номеров.
  • Рассылка на рассмотрение — отправка ответственным лицам задания на рассмотрение документа с целью организации процесса исполнения документа.
  • Рассылка на ознакомление — рассылка произвольной группе сотрудников заданий на ознакомление с документом.
  • Регистрация передач бумажных экземпляров документов. В карточке Документа предусмотрен журнал, в котором фиксируется факт передачи между сотрудниками/подразделениями бумажных эезмпляров документов.
  • Создание резолюции по документу. Предусмотрена возможность для разных видов документов создания резолюций либо из задания на рассмотрение, либо прямо из карточки документа — когда не требуется процедуры рассмотрения.
  • Списание в архив. В любой момент времени можно указать в какое дело Номенклатуры дел будет списан документ. Факт списания отмечается переводом документа в состояние В Архив.
  • Отправка исходящих документов. Отмечается факт отправки документа получателям.
  • Исполнение заданий по резолюции с возможностью создания подчиненнных резолюций.
  • Работа Руководителя с помощником. Исполнение заданий, включая подготовку проекта резолюции, может отмечаться в системе помощником (постоянным заместителем) Руководителя. С привлечением лично Руководителя в необходимых случаях.
  • Контроль исполнения резолюций. Предусмотрены два вида приемки заданий по резолюции: приемка подразделения — ее выполняет контролер внутри подразделения; и приемка организации — ее выполняют сотрудники специальной группы. Для каждой резолюции может быть указан необходимый вид приемки.
  • Контроль исполнения документов. Отмечается факт исполнения и снятия документа с контроля.
  • Согласование Для документов Делопроизводства предусмотрена возможность использования маршрутов согласования, настроенных с использованием Конструктора согласований.
  • Поиск и хранение документов. Помимо карточек и справочников, в Приложение включены наборы общих папок — типовой пример организации хранения и поиска документов в системе. А также наборы ролевых папок для ролей, предусмотренных реализованными сценариями. Кроме того, можно использовать полнотекстовый поиск.
  • Печать конвертов и реестров отправлений – прямо из СЭД вы сможете сформировать и распечатать необходимый пакет документов для отправки корреспонденции.

При создании Приложения было разработано два новых типа карточек: резолюция и карточка дела, справочник номенклатуры дел. Настроено пять видов карточек Документов и около пятидесяти представлений и поисковых запросов.

Карточка документа
Карточка документа

Исполнение заданий и документов в приложении «Делопроизводство» осуществляется через традиционный механизм резолюций. Резолюция может содержать несколько пунктов, исполнители по каждому пункту могут создавать свои подчиненные резолюции. В карточке резолюции можно увидеть все пункты и все подчиненные резолюции.

Дерево Резолюций
Дерево Резолюций

Работа с архивом бумажных документов реализована с использованием справочника номенклатуры дел и функциональности списания документа в архивное дело.

Номенклатура дел
Номенклатура дел

Приложение может быть использовано несколькими способами:

  • «Как есть» — если Заказчика полностью устраивают сценарии обработки документов, предусмотренные в приложении в состоянии поставки, Вы можете использовать предлагаемые сценарии. В этом случае необходимо будет выполнить минимальные настройки (Заполнение справочников, добавление сотрудников в группы, добавление делегатов на ролевые папки, настройка маршрутов согласования).
  • «Кастомизированное под конкретные нужды Заказчика» — если сценарии не полностью соответствуют нуждам Заказчика, есть возможность с помощью Конструкторов внести изменения в объекты, поставляемые в Приложении (добавление/скрытие атрибутов карточек, изменение поисковых запросов и представлений, перенастройка автоматов состояний и матрицы доступа). В этом случае Заказчик получает индивидуальное решение. Но поскольку стартует оно не с нуля, значительно снижаются сроки и стоимость проекта. Кроме того, при соблюдении правильной методологии конструирования, будет обеспечена возможность установки новой версии платформы без изменения сделанных настроек или с минимальными изменениями.
  • «Собственное решение с использованием элементов управления». Вы можете разработать полностью собственное решение, используя готовые элементы управления, включенные в Делопроизводство (карточка и дерево резолюций, номенклатура дел, элемент «временный/постоянный регистрационный номер», Комментарии, Журнал приема-передачи). Это позволит снизить затраты на разработку Вашего приложения.

По материалам сайта разработчика системы www.docvision.com