
Приложение «Делопроизводство»

Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации процессов делопроизводства организации — регистрации, организации исполнения и архивного хранения официальных документов в соответствии с российским законодательством и лучшими практиками.
В Приложении «Делопроизводство» поддерживаются следующие сценарии использования:
- Регистрация документов — регистрацию выполняют специально назначенные Делопроизводители. Предусмотрена возможность использования временных и постоянных регистрационных номеров.
- Рассылка на рассмотрение — отправка ответственным лицам задания на рассмотрение документа с целью организации процесса исполнения документа.
- Рассылка на ознакомление — рассылка произвольной группе сотрудников заданий на ознакомление с документом.
- Регистрация передач бумажных экземпляров документов. В карточке Документа предусмотрен журнал, в котором фиксируется факт передачи между сотрудниками/подразделениями бумажных эезмпляров документов.
- Создание резолюции по документу. Предусмотрена возможность для разных видов документов создания резолюций либо из задания на рассмотрение, либо прямо из карточки документа — когда не требуется процедуры рассмотрения.
- Списание в архив. В любой момент времени можно указать в какое дело Номенклатуры дел будет списан документ. Факт списания отмечается переводом документа в состояние В Архив.
- Отправка исходящих документов. Отмечается факт отправки документа получателям.
- Исполнение заданий по резолюции с возможностью создания подчиненнных резолюций.
- Работа Руководителя с помощником. Исполнение заданий, включая подготовку проекта резолюции, может отмечаться в системе помощником (постоянным заместителем) Руководителя. С привлечением лично Руководителя в необходимых случаях.
- Контроль исполнения резолюций. Предусмотрены два вида приемки заданий по резолюции: приемка подразделения — ее выполняет контролер внутри подразделения; и приемка организации — ее выполняют сотрудники специальной группы. Для каждой резолюции может быть указан необходимый вид приемки.
- Контроль исполнения документов. Отмечается факт исполнения и снятия документа с контроля.
- Согласование Для документов Делопроизводства предусмотрена возможность использования маршрутов согласования, настроенных с использованием Конструктора согласований.
- Поиск и хранение документов. Помимо карточек и справочников, в Приложение включены наборы общих папок — типовой пример организации хранения и поиска документов в системе. А также наборы ролевых папок для ролей, предусмотренных реализованными сценариями. Кроме того, можно использовать полнотекстовый поиск.
- Печать конвертов и реестров отправлений – прямо из СЭД вы сможете сформировать и распечатать необходимый пакет документов для отправки корреспонденции.
При создании Приложения было разработано два новых типа карточек: резолюция и карточка дела, справочник номенклатуры дел. Настроено пять видов карточек Документов и около пятидесяти представлений и поисковых запросов.
Карточка документа
Исполнение заданий и документов в приложении «Делопроизводство» осуществляется через традиционный механизм резолюций. Резолюция может содержать несколько пунктов, исполнители по каждому пункту могут создавать свои подчиненные резолюции. В карточке резолюции можно увидеть все пункты и все подчиненные резолюции.
Дерево Резолюций
Работа с архивом бумажных документов реализована с использованием справочника номенклатуры дел и функциональности списания документа в архивное дело.
Номенклатура дел
Приложение может быть использовано несколькими способами:
- «Как есть» — если Заказчика полностью устраивают сценарии обработки документов, предусмотренные в приложении в состоянии поставки, Вы можете использовать предлагаемые сценарии. В этом случае необходимо будет выполнить минимальные настройки (Заполнение справочников, добавление сотрудников в группы, добавление делегатов на ролевые папки, настройка маршрутов согласования).
- «Кастомизированное под конкретные нужды Заказчика» — если сценарии не полностью соответствуют нуждам Заказчика, есть возможность с помощью Конструкторов внести изменения в объекты, поставляемые в Приложении (добавление/скрытие атрибутов карточек, изменение поисковых запросов и представлений, перенастройка автоматов состояний и матрицы доступа). В этом случае Заказчик получает индивидуальное решение. Но поскольку стартует оно не с нуля, значительно снижаются сроки и стоимость проекта. Кроме того, при соблюдении правильной методологии конструирования, будет обеспечена возможность установки новой версии платформы без изменения сделанных настроек или с минимальными изменениями.
- «Собственное решение с использованием элементов управления». Вы можете разработать полностью собственное решение, используя готовые элементы управления, включенные в Делопроизводство (карточка и дерево резолюций, номенклатура дел, элемент «временный/постоянный регистрационный номер», Комментарии, Журнал приема-передачи). Это позволит снизить затраты на разработку Вашего приложения.